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aktualisiert: 21.08.2012 15:09

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€uro am Sonntag

IT-INFRASTRUKTUR

Städte brauchen mehr Vernetzung

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Marianne Janik, Microsoft Deutschland
Moderne Informationstechnologie (IT) spielt nicht nur im Berufsleben eine immer entscheidendere Rolle, sondern längst auch in vielen anderen Bereichen des Lebens. Doch ausgerechnet in der öffentlichen Verwaltung werden die Möglichkeiten der IT noch nicht genutzt.

Marianne Janik, Gastautorin von Euro am Sonntag

Den Konferenzraum online gebucht, eine Überweisung digital erledigt, ein Geschenk im Internet gekauft, einen Tisch im Restaurant reserviert und mit dem Smartphone ein Auto für den Geschäftstermin gemietet — alle Aufgaben in weniger als 20 Minuten digital erledigt. Moderne IT spielt nicht nur im Berufsleben eine immer entscheidendere Rolle, sondern hat längst auch nahezu das gesamte gesellschaftliche Leben erreicht und die Anforderungen an ­unseren Lebens- und Arbeitsalltag verändert. Besonders in den Städten ist dieser Wandel spürbar. Dort leben bereits 74 Prozent der Deutschen, Tendenz steigend.

Daher müssten gerade Städte in ihre Infrastruktur investieren. Doch die Verwaltungen stehen vor einem Dilemma: Leere Kassen verhindern Investitionen, und gleichzeitig wachsen Anspruch und Forderungen nach mehr Mitsprache von Bürgern und Unternehmen. Der demografische Wandel — 2050 wird jeder Dritte in Deutschland über 60 Jahre alt sein  — potenziert die Herausforderungen zusätzlich und hat direkte Auswirkungen auf die gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklung in Deutschland.

Dabei ist der öffentliche Sektor — insbesondere im globalen Wettbewerb — mit seiner Leistungsfähigkeit ein wichtiger Standort­faktor der deutschen Wirtschaft. Doch während sich die Entwicklungszyklen in der Wirtschaft weiter verkürzen, verläuft der Modernisierungsprozess des öffentlichen Sektors in Richtung moderner Dienstleistungszentren nur sehr schleppend.

Öffentlicher Sektor muss
Bürgern endlich Service bieten

Trotzdem ist klar, dass unsere Städte sich den veränderten Bedürfnissen anpassen müssen. Moderne IT kann dabei helfen, die knappen Ressourcen effektiver zu nutzen. Vor allem eine intelligente Vernetzung — etwa zwischen Wirtschaft, Ausbildungseinrichtungen und Arbeitsamt — gehört zu den zentralen Bausteinen zukunftsfähiger Städte. Der öffentliche Bereich muss sich hierzu aus seinem Silodenken befreien. Miteinander vernetzt sein heißt, Synergien zu nutzen und voneinander zu lernen. Das gilt vor allem für die Behörden untereinander, über Ressorts und kommunale Grenzen hinweg. Moderne Infrastruktur liefert dabei die Basis für schnelle Entscheidungsprozesse und mehr Möglichkeiten der Partizipation und Interaktion.

Wie modernes „E-Government“ zur Erfolgsstory werden kann, zeigen Beispiele aus Österreich. Über eine zentrale Serviceplattform können Bürger sieben Tage die Woche, rund um die Uhr Behördengänge (zum Beispiel Meldebestätigungen) online abwickeln. Dadurch entfällt nicht nur der lästige Weg zur Behörde, sondern auch die Wartezeit vor Ort. Gleichzeitig konnte durch die Einführung elektronischer Services die Erledigungszeit von Anträgen von drei bis fünf Tagen drastisch auf drei bis fünf Minuten reduziert werden. Weiteres Sparpotenzial findet sich bei den Behörden im Bereich der Druck- und Versandkosten. Durch das elektronische Serviceportal USP sinkt der Zeitaufwand für Unternehmen bei der Erfüllung der Informationsverpflichtungen deutlich, und das führt zu einer Entlastung der Unternehmen in Höhe von jährlich 100 Millionen Euro.

Modernes E-Government bedeutet aber weit mehr als Effizienz und Kostensenkung, es ­gewährleistet Transparenz und besseren Service für Bürger und Unternehmen. IT erleichtert den Zugang zu Behörden, dies gilt besonders für ältere oder kranke Menschen. Das setzt aber voraus, dass die Bedienung der Weboberflächen einfach und selbsterklärend ist, denn um eine breite Akzeptanz zu erreichen, müssen die Hürden für die Anwendungen so niedrig wie möglich sein.

Das gilt bei der Einführung neuer Technologien auch für die Mitarbeiter in den Verwaltungen. Gezielte Weiterbildungen müssen für sie nicht nur den Lösungsweg, sondern auch Vorteile und Entwicklungspotenziale ab­bilden. So ermöglicht die Einführung elek­tronischer Akten nicht nur eine schnellere Bearbeitung, sondern vermeidet Doppel- und Mehrfacharbeit, reduziert Fehlerquellen und macht transparente Arbeits- und Entscheidungsprozesse überhaupt erst möglich. Erste Projekte in Deutschland zeigen, wie IT die ­Abläufe innerhalb der Verwaltung optimiert und dabei wertvolle Zeit und Kosten eingespart werden können. Hamburg entwickelte eine elektronische Umlaufmappe, den Hamburger Informations-Management-Workflow, ein System, das Entscheidungsgänge auto­matisiert und dabei alle Vorschriften des Verwaltungshandelns berücksichtigt.

Praxisbeispiele wie die Hamburger Umlaufmappe zeigen, wie auch in Deutschland E-Government-Lösungen bereits heute um­gesetzt werden können. Im Rahmen unserer ­Innovationsinitiative Chancenrepublik Deutschland hat Microsoft deshalb seine Vision einer digitalen Stadt in Form der fiktiven „Neustadt“ vorgestellt. Anhand konkreter Projekte zeigen wir, wie der Einsatz innovativer Technologien unsere Städte und Kommunen lebenswerter und wirtschaftlich attraktiver macht.

Know-how der Bürger für
bessere Verwaltung nutzen

In unserer Stadt der Zukunft sind alle Verwaltungsprozesse digitalisiert und die Behörden miteinander vernetzt. Eine zentrale Rolle nimmt dabei das Rathaus ein. Hier laufen die Nervenbahnen der Stadt zusammen. Alle ­Daten der einzelnen Behörden und Einrichtungen erreichen in Echtzeit das digitale Rathaus. Bekanntmachungen sind online einsehbar und können rechtzeitig in die Langfristplanungen von Unternehmen einfließen. Wichtige Vorhaben in der Stadtplanung oder Investitionen im Bildungs- und Sozialbereich werden für den Bürger transparent dargestellt. Über Plattformen im Netz kann er diskutieren und sein Know-how mit einbringen.

Wir brauchen starke Städte, handlungs­fähige Bürger und expandierende Unternehmen. Lösungen, die hier umgesetzt werden, dienen als Vorbild für das gesamte Land. Eine konsequente Vernetzung liefert Synergien, die Kosten sparen und dem Bürger durch bessere Services zugutekommen.

Zur Person:

Marianne Janik, Mitglied der Geschäftsleitung
bei Microsoft Deutschland

Die promovierte Juristin, die in Würzburg und Genf studierte, ist seit Mai 2011 bei Microsoft Deutschland und als Senior Director Public Sector Mitglied der Geschäftsleitung. Sie verantwortet das gesamte Geschäft mit der öffent­lichen Verwaltung, dem Bildungsbereich und dem Gesundheitswesen.
Microsoft Deutschland ist die Tochtergesellschaft der Microsoft Corpo­ration, des weltweit ­führenden Herstellers von Standardsoftware, ­Services und Lösungen mit rund 70 Milliarden US-Dollar Jahresumsatz.

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