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Tax Technology Vorteile

Sechs ROI-Vorteile von Tax Technology

Mit der Digitalisierung der Finanzfunktion stehen auch die Prozesse rund um indirekte Steuern auf dem Prüfstand. Die Umsatzsteuerreform der EU und der Umstieg auf SAP S/4HANA sind dabei aktuelle äußere Treiber, die den kritischen Handlungsbedarf deutlich machen: Es braucht Automatisierung, die eine Echtzeit-Steuerermittlung mit verlässlicher Tax-Compliance gewährleistet. Die Frage ist: Welche Faktoren spielen für den Return-on-Investment von Tax Technology eine Rolle beziehungsweise wo liegen die Vorteile?

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Zahlreiche Unternehmensprozesse sind – direkt oder indirekt – mit Umsatzsteuern verbunden

Dabei sind vor allem die Steuer-Teams in multinationalen Unternehmen gefordert, kontinuierlich gesetzliche und geschäftliche Veränderungen zu berücksichtigen. Ob geografische Expansion, erweiterte Vertriebskanäle oder neue Produktangebote – sie alle führen zu komplexer Steuerbarkeit.

ViDA und SAP HANA treiben Modernisierung der Steuer-Prozesse

Aktuell sind vor allem zwei äußere Entwicklungen im Fokus der Steuer-Teams: Zum einen die Pläne der Europäischen Kommission zu ViDA, VAT in the Digital Age. Sie betreffen die Umsatzsteuer-Meldepflichten und elektronische Rechnungsstellung, die mehrwertsteuerliche Behandlung auf Marktplätzen und eine einheitliche Umsatzsteuer-Registrierung in der EU. Dafür müssen systemtechnische Vorkehrungen getroffen werden.

Zum anderen ist es die bis 2027 notwendige Umstellung auf SAP S/4HANA, die für die Finanzund Steuerabteilungen als Ganzes eine echte digitale Transformation bedeutet – hin zu mehr Agilität und maximaler Automatisierung. Damit stehen auch die Umsatzsteuerprozesse auf dem Prüfstand: Bestehende manuelle Abläufe oder eigenentwickelte Systeme für Umsatzsteuerermittlung und -Reporting genügen dann nicht mehr – sie sind fehleranfällig, zeitraubend, teuer und belasten die internen Steuer- und IT-Ressourcen.

Klar ist, dass allein aus technischen Gründen bestehende eigenentwickelte Funktionen in SAP zur Steuerermittlung nicht einfach in SAP S/4HANA kopiert werden können. Es bestehen daher zwei Optionen: Implementierung der nötigen Steuerlogik nativ in SAP, wodurch massive Aufwände für das SAP-Team entstehen sowie Folgekosten für die kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der Steuerfunktion. Option zwei ist die Implementierung einer SAP-zertifizierten Tax Engine beziehungsweise Steuertechnologie von Drittanbietern wie beispielsweise von der Vertex Inc. Welche Vorteile sich für Unternehmen durch Tax Technology eröffnen, erfahren Interessierte im nächsten Abschnitt.

Die Vorteile von Tax Technology im Umsatzsteuer-Management

Grundsätzlich sind Tax Engines externe Systeme, die – integriert in Unternehmenssysteme – aktuelle Steuerregelungen und -sätze zur Verfügung stellen und verwalten. Tax Engines sind darauf ausgerichtet, die Umsatzsteuer selbst für komplexe Transaktionen und Besteuerungsgebiete zu ermitteln. Wichtig ist, dass dabei das Umsatzsteuermanagement über verschiedene ERP-Systeme hinweg im Unternehmen zentralisiert wird. Kurzum, Tax Engines ersetzen bislang manuelle Routinen und die in ERP-Systemen vorhandenen Basis-Funktionen für die Berechnung und das Reporting der Umsatzsteuer.

Neben technologischen Fragen sollten im Hinblick auf Tax Engines folgende sechs Kosten- und Risiko-Faktoren für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beziehungsweise ROI bewertet werden:

1. Automatisch up to date – statt eigener Recherche internationaler Steueränderungen

Für multinationale Unternehmen sind Umsatzsteuer-Recherchen durch eigene Experten enorm aufwendig. ERP- und E-Commerce-Systeme bieten keine Inhalte für globale Umsatzsteuersätze oder eingeschränkte Vorsteuerabzugsregeln. Diese müssen von der Steuerabteilung kontinuierlich recherchiert werden – bei jeder neuen Gesetzesänderung zu indirekten Steuern in jedem Land, in dem das Unternehmen geschäftlich tätig ist. Das birgt Fehlerrisiken und damit Diskussionen: mit Kunden wegen falscher Rechnungsstellung, mit Lieferanten wegen Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung und verspäteter Zahlungen sowie nicht zuletzt mit Behörden bei Betriebsprüfungen. Darüber hinaus erfordert jedes wichtige gesetzgeberische Ereignis in der Regel eine kostspielige Steuerberatung, damit alle ERP- und E-Commerce-Systeme rechtzeitig aktualisiert werden können.

Tax Engines hingegen gewährleisten Aktualisierungen automatisch und zeitnah, durchgängig für alle angebundenen Systeme.

2. Für alles gewappnet – statt Fehlerrisiken bei Spezialfällen

Eine Tax Engine, die ausschließlich für die Ermittlung der Umsatzsteuer konzipiert wurde, ist flexibler als native Funktionen in ERPs und anderen Finanzsystemen. So können beispielsweise detaillierte Bedingungen erstellt werden, die spezifisch außergewöhnliche Umsatzsteuer-Behandlungen von Lieferanten oder nicht standardmäßige Verkaufstransaktionen abbilden.

Eine spezialisierte Tax Engine bietet einen intuitiven Rahmen für maßgeschneiderte Regeln, die von den Steuer-Teams erstellt, getestet und gepflegt werden können.

3. IT-Teams entlasten – statt manueller Pflege gesetzlicher Änderungen

Bei der Verwendung nativer Umsatzsteuer-Funktionen in Unternehmenssystemen muss die Steuerabteilung jede gesetzliche Änderung einzeln eingeben und den Material- oder Konditionssätzen im System zuordnen. Globale Mehrwertsteuersätze, Ort der Lieferung, Umsatzsteuerkodierung und Abzugsfähigkeit sind in einem ERP-System nicht vorgesehen. Ohne Tax Engine muss jede laufende Änderung der Vorschriften und Umsatzsteuersätze manuell in jedem Transaktionssystem und für alle relevanten Konditionssätze im System aktualisiert werden – ein erheblicher Aufwand, der zudem die kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen den Steuer- und den IT-Teams erfordert.
4. Regelbasiert automatisieren – statt Einzelentscheidungen im Kreditoren-Prozess

Durch die Integration einer Tax Engine in Beschaffungs-, ERP- und E-Commerce-Systemen werden manuelle Prozesse für einen zuverlässigen und wiederholbaren Kreditorenbuchhaltungs-Prozess automatisiert: "Benutzervertrauen" wird durch "Systemgewissheit" ersetzt.

So gewährleistet eine Tax Engine, dass zum Zeitpunkt der Anforderung eine Echtzeitberechnung der Wareneinstandskosten einschließlich der anwendbaren Umsatzsteuer erfolgt, unter Berücksichtigung des Satzes, lokaler Regeln für den Umsatzsteuer-Abzug, der unternehmensspezifischen Abzugsfähigkeit sowie der Aufteilungsmethode und des Rückerstattungssatzes, die für teilweise befreite Unternehmen gelten. Dadurch können die Budgetverantwortlichen die Auswirkungen von Einkäufen auf das Budget verstehen, wenn sie Bestellanforderungen erstellen.

In der Phase der Rechnungsbuchung ersetzt eine auf der Umsatzsteuer-Logik basierende Tax Engine die manuelle benutzerdefinierte Kodierung. Dies hängt davon ab, ob der Lieferant den richtigen Umsatzsteuersatz berechnet hat, ob das Unternehmen zum vollständigen oder nur teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt ist und ob das Unternehmen die Umsatzsteuer auf der Grundlage des Reverse-Charge-Verfahrens selbst abrechnen muss.

Eine Tax Engine ersetzt all diese menschlichen Entscheidungen durch eine regelbasierte Automatisierung, die die Genauigkeit erhöht und Risiken verringert. Damit ist zudem für Konsistenz und Standardisierung der steuerlichen Behandlung gesorgt, wenn die Kreditoren-Funktion in einer anderen Region angesiedelt ist.

5. Sofort richtig berechnen – statt späterer Korrekturen mit Nachspiel

Mehr und mehr fordern Behörden eine Echtzeit-Berichterstattung. Dadurch verlieren Steuer-Teams den zeitlichen Puffer für die Überprüfung am Monatsende, um Fehler bei der Umsatzsteuer vor der Einreichung zu beheben. Die präzise Ermittlung der Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Übermittlung ist der erste Schritt zur Rationalisierung und Verbesserung der Einhaltung der Vorschriften.

Bei der Echtzeit-Berichterstattung können zwischen der Echtzeit-Datenübermittlung an die Steuerbehörden und dem Monatsendprozess zur Prüfung von Transaktionsfehlern Tage und Wochen vergehen. Dies gibt den Steuerverwaltungen mehr Spielraum für individuelle Transaktionsanfragen, die sich zu umfassenden Umsatzsteuer-Prüfungen entwickeln können. Es gilt daher, eine genaue Umsatzsteuer-Ermittlung auf Anhieb und in Echtzeit zu gewährleisten.

6. Zentral und skalierbar – statt wachsende Komplexität

Mit einer Tax Engine hat die Steuerabteilung mehr Kontrolle, da das System von Umsatzsteuer-Fachleuten und nicht von IT-Mitarbeitern bedient und gewartet wird.

  • Neue Umsatzsteuer-Anforderungen können von der Steuerabteilung selbst schnell in Umsatzsteuer-Bedingungen übersetzt werden, ohne Einbindung der IT.

  • Die Steuer-Engine gewährleistet eine standardisierte und konsistente Behandlung der Umsatzsteuer in allen Systemen mit zentraler Sichtbarkeit.

  • Wenn ERP- und Finanzsysteme durch Übernahmen eingeführt oder neue Systeme eingesetzt werden, können diese Plattformen einfach an die bestehende Steuer-Engine angeschlossen werden.

  • Für neue Märkte oder Produkte lassen sich nötige Umsatzsteuer-Inhalte einfach hinzufügen.
Zudem: Multinationale Unternehmen, die in den USA geschäftlich tätig sind, setzen in der Regel bereits eine Tax Engine ein, um die Ermittlung der Umsatz- und Nutzungssteuer in den über 10.000 Steuerbezirken zu verwalten. Die Anwendung derselben Tax Engine für die Umsatzsteuer in ganz Europa ermöglicht es der Steuerabteilung, die Rentabilität dieser Investition zu maximieren und die Kosten für die Ermittlung der globalen indirekten Steuern im gesamten Unternehmen zu senken. Darüber hinaus verbessert eine einzige globale Tax Engine die zentrale Transparenz, Kontrolle und Management-Berichterstattung.

Fazit:

Generell senkt eine zentrale Tax Engine über die Zeit die Gesamtbetriebskosten (TCO) im Vergleich zu einem Umsatzsteuer-Management mit nativen ERP-Funktionen. Steht eine zertifizierte Drittlösung im Vergleich zu einem eigenentwickelten Ansatz, wird anhand der genannten Aspekte klar: Auch wenn für eine Drittlösung eine jährliche Lizenzgebühr anfällt, sind diese Kosten in der Regel weitaus geringer als die kombinierten Kosten für Steuer-, IT- und externe Berater, die für ein natives ERP-Umsatzsteuer-Management erforderlich sind. Mithilfe eines ROI-Kalkulators von Vertex Inc. können Unternehmen dafür im Vorfeld individuell klären, wie sich für ihre Anforderungen die beiden Optionen wirtschaftlich darstellen: Aufwand für eigene Entwicklung, Implementierung und Pflege nativer SAP-Steuerfunktionen versus Kosten einer zertifizierten Drittlösung.

Jetzt über die Vorteile von Tax Technology informieren.
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