Effektives Internes Kontrollsystem aufbauen: mit IKS-Software zum Ziel

Viele Organisationen arbeiten beim Thema IKS mit langjährig gewachsenen Strukturen. Oft werden Kontrollen informell, dezentral und manuell durchgeführt. Prüfpfade verlaufen intransparent, Verantwortlichkeiten sind unklar, und der Nachweis über durchgeführte Kontrollen ist oft lückenhaft oder gar nicht vorhanden. Gerade in regulierten Branchen oder bei Unternehmen mit internationalen Standorten kann das schwerwiegende Folgen haben.

Fehlende Nachweise führen bei Audits schnell zu Beanstandungen. ISO-Standards wie 9001 oder 37301, aber auch regulatorische Anforderungen wie der Sarbanes-Oxley Act (SOX) verlangen transparente und überprüfbare Kontrollmechanismen. Interne Revision, Compliance-Verantwortliche oder CFOs stehen dabei nicht selten vor der Herausforderung, eine Vielzahl an Prozessen, Risiken und Maßnahmen im Blick behalten zu müssen – ohne ein zentrales System, das dies technisch unterstützt.

Hinzu kommt: Ohne zentrale Plattform lassen sich Kontrolllücken kaum systematisch identifizieren und beheben. Prozesse werden obendrein reaktiv statt strategisch gesteuert. Statt Risiken frühzeitig zu erkennen und zu entschärfen, agieren Unternehmen oft erst, wenn ein Audit konkrete Mängel aufdeckt.

Ein wirksames IKS braucht nicht nur gut definierte Prozesse, sondern auch verlässliche, kontinuierlich überprüfbare Kontrollen. Hier kommt professionelle IKS-Software ins Spiel: Sie strukturiert, dokumentiert und überwacht sämtliche Kontrollmaßnahmen innerhalb eines einheitlichen digitalen Rahmens. Verantwortlichkeiten lassen sich klar zuweisen, der Status jeder einzelnen Kontrolle wird transparent, und Risiken können mit entsprechenden Maßnahmen verknüpft werden.

Zazoon zählt zu den Anbietern, die diesen Ansatz konsequent verfolgen. Die Plattform wurde von Experten entwickelt, die selbst aus der Praxis stammen. Sie adressiert Governance-, Risiko- und Compliance-Anforderungen in einer integrierten Lösung. Ziel ist es, IKS-Verantwortliche nicht nur bei der Dokumentation zu unterstützen, sondern das gesamte System optimal handhabbar zu machen – intuitiv, nachvollziehbar und auditfähig.

Konkret unterstützt Zazoon mit den folgenden Modulen:

1. Geschäftsprozessmodellierung: Struktur schaffen

Ein wirksames IKS beginnt mit klaren Prozessen. Zazoon erlaubt daher die visuelle Darstellung und Analyse von Abläufen mit BPMN 2.0 inklusive direkter Verknüpfung zu Risiken, Kontrollen und Dokumenten. Prozesse lassen sich automatisiert dokumentieren und freigeben. Kritische Abläufe werden durch BIA- oder DSFA-Bewertungen gezielt identifiziert.

2. Risikomanagement: Gefahren gezielt steuern

Risiken müssen strukturiert erfasst und bewertet werden. Zazoon ermöglicht hier die Definition individueller Risikorahmenwerke, die Bewertung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung sowie die Planung von Gegenmaßnahmen. Risiken sind direkt mit Prozessen und Kontrollen verknüpfbar. So entsteht ein konsistentes, integriertes GRC-System.

3. Kontroll- und Maßnahmenmanagement: Verlässlichkeit im Alltag

Das Kontrollmodul strukturiert die Definition, Umsetzung und Überwachung von Maßnahmen. Echtzeit-Dashboards zeigen Schwachstellen frühzeitig an. Warnmeldungen und revisionssichere Dokumentation sorgen für Transparenz. Regulatorische Anforderungen wie SOX oder ISO 37301 lassen sich flexibel integrieren.

4. Audit-Management: Prüfung mit System

Zazoon unterstützt auch die strukturierte Planung und Durchführung interner Kontrollen und Audits. Prüfintervalle, Audit-Typen und Maßnahmenmanagement sind zentral steuerbar. Daten aus anderen Modulen fließen direkt ein. Auch externe Prüflisten lassen sich einbinden. Das sorgt für klare Abläufe und eine lückenlose Nachverfolgung.

5. Berichte: Klarheit durch integrierte Auswertung

Das Berichtsmodul verwandelt Daten in aussagekräftige Dokumentationen. Ob Compliance, Kontrollleistung oder Strategie: Mit Vorlagen, Dashboards und automatisierter Reportgenerierung entstehen belastbare Entscheidungsgrundlagen. Die Integration aller Module sorgt für eine konsistente, ganzheitliche Sicht auf das IKS.

Insgesamt geht die Nutzung der IKS-Software mit mehreren Vorteilen einher. Zunächst profitieren Unternehmen von einer höheren Sicherheit und besseren Nachvollziehbarkeit ihrer Kontrollprozesse. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter der internen Revision entlastet. Hinzu kommt eine optimierte Zusammenarbeit der Abteilungen.

Auch das Zahlenmaterial spricht klar für eine Einführung der IKS-Lösung. So erzielen Zazoon-Kunden im Schnitt folgenden Mehrwert:

• 41 Prozent Zeitgewinn bei der Durchführung und Überwachung von Kontrollen
• dreifach geringere Fehlerquote bei der Einhaltung von Vorschriften
• jährliche Einsparungen von bis zu 125.000 US-Dollar durch optimierte Kontrollprozesse