Unproduktive Meetings dank dem Parkinsonschen Gesetz
Das Parkinsonsche Gesetz: Ursprung und Bedeutung
Das Parkinsonsche Gesetz wurde 1955 von dem britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson formuliert. Seine Beobachtung basierte auf der Erkenntnis, dass Bürokratie unabhängig vom tatsächlichen Arbeitsaufwand zur Expansion neigt. Dieser Mechanismus lässt sich auch auf Meetings übertragen: Wenn eine Besprechung für eine Stunde angesetzt ist, wird sie in der Regel genau diese Dauer in Anspruch nehmen - selbst wenn die anstehenden Fragen bereits nach der Hälfte der Zeit beantwortet sind.
Auswirkungen auf Meetings
Meetings sind besonders anfällig für die Effekte des Parkinsonschen Gesetzes. Wenn ausreichend Zeit zur Verfügung steht, neigen Teilnehmer dazu, Diskussionen auszudehnen oder zusätzliche, nicht zwingend notwendige Themen einzubringen. Fehlt eine straffe Moderation oder eine klar definierte Agenda, führt dies zu unnötigen Abschweifungen und Zeitverschwendung. Laut einer Untersuchung von Perivan verlieren Führungskräfte jährlich drei Arbeitstage durch ineffiziente Besprechungen, in denen ihre Anwesenheit oft nicht erforderlich ist.
Neben der Ausdehnung der Arbeitszeit tragen weitere Faktoren zur Ineffizienz von Meetings bei. Fehlende Zielsetzungen erschweren eine klare Struktur, wodurch sich Diskussionen ohne konkrete Ergebnisse entwickeln. Die großzügige Planung von Zeiträumen fördert eine entspannte Herangehensweise, die nicht immer zur schnellstmöglichen Lösungsfindung beiträgt. Eine zu große Anzahl an Teilnehmern führt zudem dazu, dass viele Personen in die Diskussion eingebunden werden, deren Beitrag nicht zwingend notwendig ist.
Strategien zur Optimierung von Meetings
Eine effektive Begrenzung der Meeting-Dauer kann die Konzentration auf das Wesentliche erhöhen. Kürzere Besprechungen fördern eine zielgerichtete Kommunikation und minimieren das Risiko unnötiger Ausschweifungen. Die Festlegung einer klaren Agenda vorab sorgt für eine strukturierte Herangehensweise und ermöglicht es, relevante Themen effizient zu behandeln.
Die Auswahl der Teilnehmer spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle. Die Begrenzung auf Personen, die aktiv zur Entscheidungsfindung beitragen, reduziert Unterbrechungen und erleichtert eine fokussierte Diskussion. Eine gezielte Moderation kann dabei unterstützen, die Agenda einzuhalten und den Ablauf effizient zu gestalten. Die Dokumentation der Ergebnisse stellt sicher, dass die in Meetings getroffenen Entscheidungen nachhaltig umgesetzt werden. Protokolle und klare To-dos verhindern, dass Besprechungen folgenlos bleiben und immer wieder dieselben Themen diskutiert werden müssen.
Redaktion finanzen.net
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