Zugriff auf Dienstmails: Rechte und Grenzen für Arbeitgeber
Rechtliche Grundlagen
Die Einsichtnahme in berufliche E-Mails durch den Arbeitgeber ist unter bestimmten Voraussetzungen rechtlich erlaubt. Entscheidend ist dabei, ob die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet ist. Falls keine private Nutzung vorgesehen ist, kann ein Zugriff zulässig sein, insbesondere zur Aufrechterhaltung des Betriebsablaufs oder bei längerer Abwesenheit der betreffenden Person. Wird hingegen die private Nutzung erlaubt, greifen strengere Datenschutzbestimmungen. In diesem Fall ist eine Einsichtnahme nur in Ausnahmefällen und unter sehr engen Voraussetzungen möglich. Das Bundesdatenschutzgesetz und die Rechtsprechung definieren hier klare Grenzen.
Zugriff unter bestimmten Bedingungen möglich
Liegt eine ausschließlich dienstliche Nutzung des E-Mail-Accounts vor, hat der Arbeitgeber grundsätzlich Einblicksrecht, so Ulrike Kolb, Fachanwältin für das Arbeitsrecht gegenüber Deutsche Presse-Agentur. In einem solchen Fall darf der Zugriff auf dienstliche E-Mails erfolgen, etwa bei betrieblichen Erfordernissen oder bei längerer Abwesenheit der betroffenen Person. Laut Haufe kann der Zugriff etwa dann zulässig sein, wenn es eine klare dienstliche Notwendigkeit gibt, zum Beispiel um Projektarbeit fortzuführen oder Kundenkontakte zu pflegen. Voraussetzung ist, dass die private Nutzung des Accounts untersagt wurde und der Zugriff verhältnismäßig erfolgt.
Auch bei einem konkreten Verdacht auf Pflichtverletzungen kann ein Zugriff rechtlich gerechtfertigt sein. Wie das Portal Ihr-Arbeitsrecht.de erläutert, dürfen Arbeitgeber bei einem begründeten Verdacht auf etwaige Rechtsverstöße unter bestimmten Bedingungen E-Mails sichten. Dabei ist stets das Prinzip der Verhältnismäßigkeit zu wahren, um den Schutz der Persönlichkeitsrechte nicht zu verletzen.
Ist die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Kontos ausdrücklich oder stillschweigend erlaubt, liegt eine rechtlich deutlich andere Situation vor. Noch vor einigen Jahren galt in einem solchen Fall der Arbeitgeber datenschutzrechtlich als Telekommunikationsanbieter, was bedeutet, dass das Fernmeldegeheimnis greift. Nach einer Neubewertung findet das Fernmeldegeheimnis auf Arbeitgeber in der Regel keine Anwendung mehr, so das DID Dresdner Institut für Datenschutz. Der Zugriff auf E-Mails richtet sich stattdessen nach den allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Arbeitgeber dürfen E-Mails verarbeiten, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person gegeben ist oder wenn ein konkreter Verdacht auf eine Pflichtverletzung besteht.
Redaktion finanzen.net
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