EQS-HV: Fielmann Group AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 10.07.2025 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Inhalt der Mitteilung

Angaben zum Emittenten

Angaben zur Hauptversammlung

Tagesordnung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Fielmann Group AG, des gebilligten Konzernabschlusses des Fielmann-Konzerns, des zusammengefassten Lageberichts für die Fielmann Group AG und den Fielmann-Konzern, des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 17. April 2025 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt ist daher gesetzlich nicht erforderlich und somit nicht vorgesehen.

Die unter diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sind über die Internetseite der Gesellschaft unter https://www.fielmann-group.com/hv2025 zugänglich. Sie werden der Hauptversammlung auch zugänglich gemacht und erläutert.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:

Der Bilanzgewinn der Fielmann Group AG des Geschäftsjahres 2024 in Höhe von 96.600.000 € wird wie folgt verwendet:

Der vorstehende Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft im Zeitpunkt der Einberufung gehaltenen eigenen Aktien, die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung bei unveränderter Ausschüttung von 1,15 € je dividendenberechtigter Stückaktie ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden.

Der Anspruch auf die Dividende ist gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 15. Juli 2025, fällig.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

Wahl des Abschlussprüfers für die Fielmann Group AG und den Fielmann-Konzern für das Geschäftsjahr 2025

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer für die Fielmann Group AG und den Fielmann-Konzern für das Geschäftsjahr 2025 zu wählen.

Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass diese frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten der Hauptversammlung beschränkende Klausel der in Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung genannten Art auferlegt wurde.

Wahl des Prüfers des Nachhaltigkeitsberichts für die Fielmann Group AG und den Fielmann-Konzern für das Geschäftsjahr 2025

Die Bestellung zum Prüfer des Nachhaltigkeitsberichts durch die Hauptversammlung erfolgt vorsorglich vor dem Hintergrund der Richtlinie (EU) 2022/2464 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Dezember 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 und der Richtlinien 2004/109/EG, 2006/43/EG und 2013/34/EU hinsichtlich der Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen, die in nationales Recht umzusetzen ist. Da zum Zeitpunkt der Einreichung dieser Einberufung zum Bundesanzeiger ein deutsches Umsetzungsgesetz für die Corporate Sustainability Reporting Directive weiter ausstand, wird die Wahl eines Prüfers für die Nachhaltigkeitsberichterstattung vorsorglich für den Fall vorgeschlagen, dass eine solche Wahl durch die Hauptversammlung erforderlich wird.

Der Aufsichtsrat schlägt daher auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Prüfer des Nachhaltigkeitsberichts der Fielmann Group AG und des Fielmann-Konzerns für das Geschäftsjahr 2025 zu wählen.

Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten der Hauptversammlung beschränkende Klausel der in Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung genannten Art auferlegt wurde.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Mit Beendigung der Hauptversammlung am 10. Juli 2025 endet die Amtszeit sämtlicher Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat, sodass eine Neuwahl erforderlich ist.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1 Var. 1, 101 Abs. 1 AktG, §§ 1 Abs. 1, 5 Abs. 1 Satz 1, 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 MitbestG und § 8 Abs. 1 der Satzung aus sechzehn Mitgliedern zusammen, von denen acht Mitglieder von den Aktionären (Anteilseignervertreter) nach den Bestimmungen des Aktiengesetzes (AktG) und acht weitere Mitglieder von den Arbeitnehmern (Arbeitnehmervertreter) nach den Bestimmungen des Mitbestimmungsgesetzes (MitbestG) gewählt werden.

Zudem muss sich der Aufsichtsrat gemäß § 96 Abs. 2 Satz 1 AktG zu jeweils mindestens 30 Prozent aus Frauen und aus Männern zusammensetzen (Mindestanteilsgebot). Die Seite der Anteilseignervertreter und die Seite der Arbeitnehmervertreter haben für diese Wahl jeweils aufgrund eines mit Mehrheit gefassten Beschlusses gegenüber dem Aufsichtsratsvorsitzenden der Gesamterfüllung des Mindestanteils widersprochen. Der Aufsichtsrat ist daher sowohl auf der Seite der Anteilseigner als auch auf der Seite der Arbeitnehmer jeweils mit mindestens zwei Frauen und mindestens zwei Männern zu besetzen, um das Mindestanteilsgebot zu erfüllen. Der nachfolgende Beschlussvorschlag erfüllt das Mindestanteilsgebot des § 96 Abs. 2 Satz 1 AktG.

Die Korva SE mit Sitz in Berlin, die insgesamt rund 51,19 Prozent der Stimmrechte an der Fielmann Group AG hält, hat dem Aufsichtsrat der Fielmann Group AG gemäß § 100 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 letzter Halbsatz AktG vorgeschlagen, Herrn Georg Alexander Zeiss in den Aufsichtsrat zu wählen. Der Aufsichtsrat schließt sich diesem Vorschlag auf Empfehlung seines Nominierungsausschusses an.

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Nominierungsausschusses vor, folgende Personen mit Wirkung ab der Beendigung der Hauptversammlung am 10. Juli 2025 als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen:

Die Wahl erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt.

Der vorgenannte Wahlvorschlag berücksichtigt die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele.

Jedenfalls Herr Professor Dr. Binz und Herr Zeiss verfügen über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung und der Abschlussprüfung gemäß § 100 Abs. 5 AktG und Empfehlung D.3 des Deutschen Corporate Governance Kodex („DCGK“).

Weitere Angaben über die zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten, einschließlich der Angaben gemäß § 125 Absatz 1 Satz 5 des Aktiengesetzes, sind im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt II. abgedruckt. Die Lebensläufe der vorgeschlagenen Kandidaten können außerdem über die Internetadresse https://www.fielmann-group.com/hv2025 eingesehen werden.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats besteht keine persönliche oder geschäftliche Beziehung der vorgeschlagenen Kandidaten zu 1.) bis 7.) zur Gesellschaft, deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär, die objektiv urteilende Aktionäre für eine Wahlentscheidung als maßgebend ansehen würden (Empfehlung C.13 DCGK). Die vorgeschlagenen Kandidaten zu 1.) bis 7.) sind im Falle ihrer Wahl nach Einschätzung des Aufsichtsrats jeweils unabhängig im Sinne des DCGK.

Im Hinblick auf Herrn Zeiss wird darauf hingewiesen, dass dieser als Organ von Gesellschaften, die von der Familie Fielmann kontrolliert werden, tätig ist. Herr Zeiss wäre im Falle seiner Wahl nach Einschätzung des Aufsichtsrats nicht unabhängig im Sinne des DCGK.

Der Aufsichtsrat hat sich versichert, dass den vorgeschlagenen Kandidaten für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben als Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft genügend Zeit zur Verfügung steht.

Herr Professor Dr. Binz soll für den Fall seiner Wahl in den Aufsichtsrat als Kandidat für den Aufsichtsratsvorsitz vorgeschlagen werden und hat sich bereit erklärt, für dieses Amt zu kandidieren.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2024

Gemäß § 162 AktG ist von Vorstand und Aufsichtsrat ein Vergütungsbericht zu erstellen und der Hauptversammlung gemäß § 120a Abs. 4 AktG zur Billigung vorzulegen.

Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Der Vergütungsbericht mit dem Vermerk des Abschlussprüfers ist über die Internetseite der Gesellschaft unter https://www.fielmann-group.com/hv2025 zugänglich.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024 zu billigen.

Beschlussfassung über die Billigung der Anpassung des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands

Gemäß § 120a Abs. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens jedoch alle vier Jahre.

Zuletzt hat die Hauptversammlung vom 11. Juli 2024 das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands gebilligt. Der Aufsichtsrat hat, gestützt auf die Empfehlung seines Personalausschusses, am 17. April 2025 beschlossen, das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben mit Wirkung zum 1. Januar 2026 anzupassen. Das angepasste Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands ist über die Internetseite der Gesellschaft unter https://www.fielmann-group.com/hv2025 zugänglich. Die wesentlichen Änderungen gegenüber dem aktuellen Vergütungssystem werden darin einleitend erläutert.

Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf die Empfehlung seines Personalausschusses, vor, das vom Aufsichtsrat am 17. April 2025 mit Wirkung zum 1. Januar 2026 beschlossene geänderte Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands zu billigen.

Beschlussfassung über die Neugestaltung der Vergütung und das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats

Gemäß § 11 der Satzung der Gesellschaft wird die Höhe der jährlichen Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder von der Hauptversammlung festgesetzt. Die letzte Festsetzung erfolgte in der Hauptversammlung am 9. Juli 2015. Zudem hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft gemäß § 113 Abs. 3 AktG mindestens alle vier Jahre über die Vergütung und das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats zu beschließen. Zuletzt wurde das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats in der Hauptversammlung am 8. Juli 2021 bestätigt. Der Aufsichtsrat hat eine eingehende Überprüfung der Vergütung vorgenommen. Als Ergebnis seiner Überprüfung hat der Aufsichtsrat am 17. April 2025 beschlossen, der Hauptversammlung eine Neugestaltung des Systems der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder und eine entsprechende Anpassung der Vergütung vorzuschlagen. Das neue Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats ist über die Internetseite der Gesellschaft unter https://www.fielmann-group.com/hv2025 zugänglich.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, das neue Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats zu beschließen und die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder auf der Grundlage des Vergütungssystems bis zu einer abweichenden Beschlussfassung der Hauptversammlung wie folgt zu bewilligen:

Die nach diesem Tagesordnungspunkt 10 gemäß Buchstaben a) bis d) zu beschließenden Regelungen gelten mit Wirkung ab dem 1. Januar 2026.

Angaben zu Tagesordnungspunkt 7 (Wahlen zum Aufsichtsrat)

Weitere Angaben zur Einberufung

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 2025

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 2025 beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 84.000.000,00 € und ist eingeteilt in 84.000.000 Stammaktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte beträgt daher im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 84.000.000. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 40.844 eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Rechte zu.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung 2025 und die Ausübung des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag und dessen Bedeutung)

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung 2025 und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft rechtzeitig unter der nachfolgend genannten Adresse einen durch den Letztintermediär (das ist i.d.R. das depotführende Kreditinstitut) in Textform (§ 126b BGB) in Deutsch oder Englisch erstellten besonderen Nachweis ihres Anteilsbesitzes gemäß § 67c Abs. 3 AktG übermitteln und sich rechtzeitig zur Hauptversammlung anmelden:

Fielmann Group AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 89 889690633
E-Mail-Adresse: anmeldung@linkmarketservices.eu

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Geschäftsschluss des 18. Juni 2025, 24:00 Uhr MESZ, beziehen (sog. Nachweisstichtag).

Der Nachweis des Anteilsbesitzes und die Anmeldung müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 3. Juli 2025, 24:00 Uhr MESZ, zugehen.

Nach Anmeldung und Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten für die Hauptversammlung sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Der Besitz einer Eintrittskarte ist anders als die ordnungsgemäße Anmeldung und die Nachweiserbringung jedoch keine Teilnahmevoraussetzung.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, das heißt Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag ist auch kein für die Dividendenberechtigung relevantes Datum.

Ausübung der Aktionärsrechte durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht und weitere Rechte in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht findet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, welche den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes zugeschickt wird; das Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.fielmann-group.com/hv2025 zum Download zur Verfügung.

Vollmachten können durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen grundsätzlich der Textform gemäß § 126b BGB. Für die Bevollmächtigung von Intermediären (z.B. Kreditinstitute) sowie diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern und Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts erbieten, gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Nach letzterer Vorschrift muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten werden; die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Die betreffenden Bevollmächtigten setzen jedoch unter Umständen besondere Regelungen für ihre eigene Bevollmächtigung fest; die Aktionäre werden daher gebeten, sich gegebenenfalls mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig über die jeweilige Form und das Verfahren der Bevollmächtigung abstimmen.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist.

Der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft kann auch bereits im Vorfeld der Hauptversammlung durch vorherige Übermittlung des Nachweises an folgende Postanschrift, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen:

Fielmann Group AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 89 889690655
E-Mail-Adresse: fielmann@linkmarketservices.eu

In diesem Fall muss die Übermittlung aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 8. Juli 2025, 24:00 Uhr MESZ, (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) erfolgen.

Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Darüber hinaus können Vollmachten durch die form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionäre, Aktionärsvertreter bzw. deren Bevollmächtigte auch noch direkt in der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Zur Erleichterung der Ausübung des Stimmrechts bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Mitarbeiter der Gesellschaft bereits vor der Hauptversammlung als Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, müssen sich gemäß den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes führen. Die Erteilung der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen der Textform gemäß § 126b BGB.

Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden sollen, muss der Aktionär Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen; ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Sind Weisungen nicht eindeutig, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme; dies gilt immer auch für unvorhergesehene Beschlussgegenstände. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt, soweit sie nicht geändert oder widerrufen wird, insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Die Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen und nehmen - mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts - auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahr. Eine Stimmabgabe und die Erteilung von Vollmacht und Weisung ist nur in Bezug auf solche Anträge und Wahlvorschläge möglich, zu denen es mit dieser Einberufung oder später bekanntgemachte Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Abs. 3 AktG oder von Aktionären nach §§ 122 Abs. 2, 126, 127 AktG gibt.

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter findet sich ebenfalls auf der Eintrittskarte, welche den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes zugeschickt wird; das Formular steht auch unter https://www.fielmann-group.com/hv2025 zum Download zur Verfügung.

Die Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, welche vor der Hauptversammlung erteilt werden, sind an folgende Anschrift, Fax-Nummer oder E-Mail-Anschrift zu übermitteln:

Fielmann Group AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 89 889690655
E-Mail-Adresse: fielmann@linkmarketservices.eu

Die entsprechende Übermittlung muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 8. Juli 2025, 24:00 Uhr MESZ, (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) erfolgen.

Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären, Aktionärsvertretern bzw. deren Bevollmächtigten an, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch direkt in der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen mit der weisungsgebundenen Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen, erteilte Weisungen zu ändern oder erteilte Vollmachten zu widerrufen.

Ergänzungsanträge auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 € - letzteres entspricht 500.000 Stückaktien - erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Die Antragssteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Die Regelung des § 121 Abs. 7 AktG findet entsprechende Anwendung. Nach § 70 AktG bestehen bezüglich der Aktienbesitzzeit bestimmte Anrechnungsmöglichkeiten, auf die ausdrücklich hingewiesen wird.

Das Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung ist schriftlich (§ 126 BGB) oder in elektronischer Form, d.h. unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB), an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft nebst Begründung oder Beschlussvorlage sowie dem Nachweis über die Aktienbesitzzeit spätestens bis zum Ablauf des 9. Juni 2025, 24:00 Uhr MESZ, unter nachfolgender Postanschrift

Fielmann Group AG
Vorstand
Weidestraße 118 a
22083 Hamburg

oder, bei Verwendung elektronischer Form, unter Hinzufügung des Namens des oder der verlangenden Aktionäre mit qualifizierter elektronischer Signatur unter der E-Mail-Adresse HV2025@fielmann.com zugehen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern gemäß §§ 127 Satz 1, 126 Abs. 1 AktG übersenden.

Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachstehende Adresse zu richten:

Fielmann Group AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
oder Telefax: +49 89 889690655
oder E-Mail-Adresse: fielmann@linkmarketservices.eu

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Bis spätestens Mittwoch, 25. Juni 2025, 24:00 Uhr MESZ, bei vorstehender Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) und Wahlvorschläge von Aktionären werden, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen genügen, einschließlich des Namens des Aktionärs unverzüglich auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.fielmann-group.com/hv2025 zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Der Vorstand darf die Auskunft unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen verweigern.

Zeitangaben

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung beziehen sich auf die mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ). Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Die Einberufung der Hauptversammlung mit den gesetzlich geforderten Angaben und Erläuterungen, einschließlich der weitergehenden Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG, sowie einer Übersicht mit den Angaben gemäß § 125 AktG in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1, Anhang Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212, ist auch über die Internetseite der Gesellschaft unter https://www.fielmann-group.com/hv2025 zugänglich. Hier finden sich auch die weiteren Informationen gemäß § 124a AktG.

Auf der Internetseite der Gesellschaft werden nach der Hauptversammlung auch die Ergebnisse der Abstimmungen über die Tagesordnungspunkte veröffentlicht.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die Fielmann Group AG verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintritts- und Stimmkarten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze und des Aktiengesetzes (AktG), um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Fielmann Group AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 (1) Buchst. c) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Dienstleister der Fielmann Group AG, welche zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Fielmann Group AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Fielmann Group AG.

Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den oben genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind und gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten nicht zu einer weiteren Speicherung verpflichten.

Es besteht ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Kapitel III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Fielmann Group AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse datenschutz@fielmann.com oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:

Fielmann Group AG
Weidestraße 118 a
22083 Hamburg

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO.

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten:

Fielmann Group AG
Datenschutzbeauftragter
Weidestraße 118 a
22083 Hamburg
E-Mail: datenschutz@fielmann.com