EQS-HV: KAP AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 11.07.2025 in Fulda mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Vorlagen an die Hauptversammlung gemäß § 176 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG)

Der Vorstand macht gemäß § 176 Abs. 1 Satz 1 AktG der Hauptversammlung die folgenden Vorlagen zugänglich:

Sämtliche vorgenannten Unterlagen sind ab dem Datum der Einberufung und während der Dauer der Hauptversammlung über die Internetadresse

zugänglich.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gemäß § 172 AktG am 17. April 2025 gebilligt. Der Jahresabschluss ist mit seiner Billigung durch den Aufsichtsrat festgestellt. Eine Feststellung des Jahresabschlusses oder eine Billigung des Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung nach § 173 Abs. 1 AktG ist somit nicht erforderlich. Auch die übrigen vorgenannten Unterlagen sind der Hauptversammlung nur zugänglich zu machen und sollen nach § 176 Abs. 1 Satz 2 AktG in dieser erläutert werden, ohne dass es einer Beschlussfassung hierzu bedarf.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie eines etwaigen notwendigen Nachhaltigkeitsprüfers, jeweils für das Geschäftsjahr 2025

Der Aufsichtsrat schlägt - gestützt auf eine entsprechende Empfehlung des Prüfungsausschusses - vor, zu beschließen:

Über die vorstehenden Punkte 4.1 und 4.2 soll jeweils gesondert abgestimmt werden.

Die Bestellung zum Prüfer des Nachhaltigkeitsberichts erfolgt mit Wirkung auf das Inkrafttreten des CSRD-Umsetzungsgesetzes und vorsorglich für den Fall, dass danach eine Bestellung durch die Hauptversammlung für das Geschäftsjahr 2025 erforderlich ist. Die Umsetzung in nationales Recht ist entgegen den Vorgaben in der CSRD bislang noch nicht erfolgt.

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne des Art. 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 (EU-Abschlussprüferverordnung) auferlegt wurde.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts 2024

Nach § 120a Abs. 4 AktG beschließt die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft jährlich über die Billigung des nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr.

Der Abschlussprüfer hat den Vergütungsbericht gemäß § 162 Abs. 3 AktG dahingehend zu prüfen, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024 ist über die Internetadresse

zugänglich.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:

Beschlussfassung über die Änderung von § 13 Abs. 1 der Satzung zur Anpassung der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats und über das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats

Die aktuellen Vergütungsregelungen für die Mitglieder des Aufsichtsrats sind in § 13 der Satzung enthalten.

Die Vergütung ist als reine Festvergütung ausgestaltet, die den Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden, des stellvertretenden Vorsitzenden, der Vorsitzenden der Ausschüsse und der Mitglieder der Ausschüsse angemessen Rechnung tragen soll. Vorstand und Aufsichtsrat sind zu der Einschätzung gelangt, dass die Vergütungsregelung lediglich partiell, nämlich der Faktor der Grundvergütung, für den Vorsitzenden des Aufsichtsrats (Faktor 2,0 statt 1,5) und dessen Stellvertreter (Faktor 1,5 statt 1,1), erhöht werden soll.

Mit Blick auf die weiter gestiegene Verantwortung und Bedeutung der Kontroll- und Beratungstätigkeit des Aufsichtsrats, die nicht zuletzt aufgrund wachsender gesetzlicher Anforderungen für den Aufsichtsratsvorsitzenden und dessen Stellvertreter auch mit erhöhter Arbeitsbelastung einhergehen, erscheint eine marktgerechte Erhöhung der Vergütung für den Vorsitzenden des Aufsichtsrats und dessen Stellvertreter sachgerecht. Im Übrigen sollen die bestehenden Regelungen zur Aufsichtsratsvergütung, auch hinsichtlich deren Höhe, unverändert bleiben.

Zur Umsetzung der beschriebenen Anpassung soll ausgehend von dem unter

wiedergegebenen System zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats in § 13 der Satzung dessen Absatz 1 neu gefasst werden. Der bisherige Absatz 2 bleibt unverändert.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:

Das angepasste Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats ist unter

ab Einberufung der Hauptversammlung verfügbar und wird dort auch während der Hauptversammlung verfügbar sein.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung EUR 20.195.663,80 und ist eingeteilt in 7.767.563 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital von je EUR 2,60, von denen grundsätzlich jede eine Stimme gewährt. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt daher im Zeitpunkt der Einberufung 7.767.563 (Angabe gemäß § 49 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG). Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.

Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte und insbesondere für die Ausübung des Stimmrechts; Bedeutung des Nachweisstichtags

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts sind gemäß § 15 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB)) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben und ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts durch Vorlage eines in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweises über den Anteilsbesitz durch den Letztintermediär gemäß den Anforderungen des § 67c Abs. 3 AktG nachgewiesen haben (ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre). Der Nachweis hat sich auf Donnerstag, den 19. Juni 2025, 24:00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag) zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens am Freitag, den 4. Juli 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter der Adresse:

zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer wie vorstehend beschrieben den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes form- und fristgerecht erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts gegenüber der Gesellschaft ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d. h., Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Teilnahmeberechtigung und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Erwerb und Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien nur stimmberechtigt, wenn und soweit sie sich von dem am Nachweisstichtag Berechtigten bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Für den eingereichten Nachweis des Anteilsbesitzes erhält der Aktionär oder sein Bevollmächtigter eine Eintrittskarte zur ordentlichen Hauptversammlung. Anders als die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes ist die Eintrittskarte jedoch nicht Teilnahmevoraussetzung, sondern dient lediglich der Vereinfachung des Ablaufs an der Einlasskontrolle für den Zugang zur Hauptversammlung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet den entsprechend Ziffer 2 (Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte und insbesondere für die Ausübung des Stimmrechts; Bedeutung des Nachweisstichtags) ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären an, die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen und ihnen Weisungen bezüglich der Stimmrechtsausübung zu erteilen.

Vor der Hauptversammlung steht diesen Aktionären dafür das mit der Eintrittskarte übersandte Vollmacht- und Weisungsformular zur Verfügung. Darüber hinaus kann das Vollmacht- und Weisungsformular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

heruntergeladen werden. Vor der Hauptversammlung können Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter der Anschrift

bis spätestens Donnerstag, den 10. Juli 2025, 24:00 Uhr (MESZ), erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

Wenn die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, werden diese das Stimmrecht nur ausüben, soweit ihnen eine ausdrückliche Weisung vorliegt. Dabei sind nur Weisungen zu den vor der Hauptversammlung seitens der Gesellschaft bekanntgemachten Beschlussvorschlägen der Verwaltung sowie zu vor der Hauptversammlung seitens der Gesellschaft aufgrund eines Verlangens einer Minderheit nach § 122 Abs. 2 AktG, als Gegenantrag nach § 126 Abs. 1 AktG oder als Wahlvorschlag nach § 127 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären möglich. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Weisungen zu Wortmeldungen oder Fragen, zum Stellen von Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.

Erhalten die Stimmrechtsvertreter für ein und denselben Aktienbestand mehrere Vollmachten und Weisungen oder erhalten sie diese auf verschiedenen Übermittlungswegen, wird die zuletzt erteilte formgültige Vollmacht mit den entsprechenden Weisungen als verbindlich erachtet. Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt eingegangen ist, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per E-Mail und 2. postalisch in Papierform. Bei nicht formgültig erteilten Vollmachten und Weisungen werden die Stimmrechtsvertreter die Stimmen in der Hauptversammlung nicht vertreten.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen bevollmächtigten Dritten

Aktionäre können ihr Stimmrecht nach entsprechender Vollmachterteilung auch durch einen Bevollmächtigten, beispielsweise einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet („geschäftsmäßig Handelnder“), ausüben lassen. Auch im Falle der Vertretung eines Aktionärs sind die ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs und der rechtzeitige Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich (siehe oben Ziffer 2).

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn weder ein Intermediär noch nach § 135 Abs. 8 AktG eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder ein geschäftsmäßig Handelnder zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt wird.

Wird eine Vollmacht zur Stimmrechtsausübung an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen geschäftsmäßig Handelnden erteilt, besteht kein Textformerfordernis; jedoch ist die Vollmachterklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen geschäftsmäßig Handelnden bevollmächtigen wollen, werden gebeten, sich mit dem Vollmachtnehmer über die Form der Vollmacht abzustimmen. Auch diese Personen können sich unter Einhaltung der genannten Fristen der Ausübung des Stimmrechts durch Untervollmacht bedienen. Auf das Verfahren nach § 135 Abs. 1 Satz 5 AktG wird hingewiesen.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere dieser Bevollmächtigten nach § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG zurückweisen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereithält. Ein Vollmachtsformular erhalten die Aktionäre mit der Eintrittskarte, die ihnen nach erfolgreicher Anmeldung übersandt wird. Zusätzlich wird ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zum Download bereitgehalten.

Erfolgt die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft müssen diese ihr - sofern weder ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder ein geschäftsmäßig Handelnder bevollmächtigt wird - in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache spätestens bis Donnerstag, den 10. Juli 2025, 24:00 Uhr (MESZ) - per Post, oder per E-Mail unter einer der folgenden Adressen zugehen:

Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder geschäftsmäßig Handelnden, die eine Mehrzahl von Aktionären vertreten, wird empfohlen sich im Vorfeld der Hauptversammlung hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts mit der Gesellschaft unter der oben genannten Kontaktadresse in Verbindung zu setzen.

Weitere Hinweise zur Vollmachterteilung an Dritte werden mit der Eintrittskarte übermittelt, welche den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zugesandt wird. Entsprechende Informationen und eine nähere Beschreibung der Vollmachterteilung an Dritte sind auch im Internet unter

einsehbar.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG

Hauptversammlungsunterlagen, Internetseite mit den Informationen nach § 124a AktG

Der Inhalt der Einberufung, eine Erläuterung, warum zu Tagesordnungspunkt 1 kein Beschluss gefasst werden soll, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung, ein Formular, das für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht und gegebenenfalls zur Weisungserteilung verwendet werden kann, sowie etwaige Tagesordnungsergänzungsverlangen im Sinne des § 122 Abs. 2 AktG sind unter der Internetadresse

zugänglich. Die Einberufung mit der vollständigen Tagesordnung und den Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat wurde am Mittwoch, den 28. Mai 2025 im Bundesanzeiger bekanntgemacht und zudem solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der vorstehend genannten Internetadresse bekanntgegeben. Dort finden sich auch Hinweise zur Erteilung einer Bestätigung über die Stimmenzählung gemäß § 129 Abs. 5 AktG, die der Abstimmende innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung verlangen kann.

Informationen zum Datenschutz

Im Zusammenhang mit der Anmeldung zur Hauptversammlung oder der Ausübung weiterer versammlungsbezogener Rechte erheben wir personenbezogene Daten über die Aktionäre und/oder über ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) finden die Aktionäre im Internet auf der Webseite zur Hauptversammlung