Wenn Videokonferenzen zum Alltag werden

Durch Home-Office, hybride Teams und internationale Projekte bleibt der regelmäßige Kontakt zu Mitarbeitern und Kollegen unerlässlich, um Prozesse und Arbeitszyklen abzustimmen.

Von daher nutzen die Firmen mehr denn je Telefon- sowie Videokonferenzen. Historische Daten des Internetknotens DE-CIX in Frankfurt zeigen, dass während des Corona-Lockdowns 2020 das verarbeitete Datenvolumen zeitweise um rund 100 Prozent gestiegen ist.

Doch die Effizienz und Effektivität solcher Konferenzen lässt häufig zu wünschen übrig, denn Videobesprechungen folgen anderen Regeln als reguläre Meetings. "Viele solcher Konferenzen erreichen das gewünschte Gesprächsziel nicht, weil sie schlecht moderiert werden und Teilnehmer technisch überfordert sind. Sie schreiben nebenher Mails oder kommen zu spät", erläutert Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut im Gespräch mit dem Handelsblatt.

Dieses Problem lässt sich jedoch einfach lösen, wenn man den Regeln der digitalen Konferenzen folgt.

Die Struktur des digitalen Meetings

Zuerst sollte eine Person für die Leitung der Konferenz bestimmt werden, damit sie für einen strukturierten Ablauf sorgt. Hilfreich ist es, wenn diese Person ausschließlich als Moderator fungiert und nur die Agenda vorgibt, ohne inhaltlich mitzuwirken.

Die Videokonferenz verleitet Teilnehmer häufig zum Multitasking, was die Qualität mindert. Ein exakter Zeitplan erleichtert es allen, die volle Aufmerksamkeit auf das Meeting zu richten. Außerdem sollten Videokonferenzen nicht länger als 90 Minuten dauern, sonst sinkt die Konzentration.

Ist ein Zeitrahmen festgelegt, kann sich jeder optimal vorbereiten. Die Agenda sollte frühzeitig ausgehändigt werden, sodass Fragen bereits im Vorfeld geklärt und Unterlagen griffbereit liegen.

Die Konferenz erfüllt nur ihren Zweck, wenn alle Teilnehmer aktiv beitragen. Hilfreich ist, jedem Teilnehmer eine kurze Aufgabe zuzuweisen, die sich in kurzer Zeit erledigen lässt, um die Konzentration hochzuhalten.

Kein Thema sollte länger als fünf Minuten bearbeitet werden, sofern nicht notwendig. Effektivität entsteht, wenn das Team schnell Probleme löst oder über Prozesse abstimmt.

Abschließend sollte der Leiter die Ergebnisse zusammenfassen und die Nachbereitung einleiten.

Technische Voraussetzungen

Neben der Struktur liegt es an jedem Teilnehmer, die Technik optimal zu nutzen.

Eine stabile Internetverbindung ist essenziell. Die Videoplattform sollte auf dem neuesten Stand sein und moderne Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Untertitel und Breakout-Räume bieten.

Der sichtbare Bereich des Raums sollte neutral und aufgeräumt sein; Kleidung entspricht dem üblichen Büro-Outfit. Frontales Licht auf Kamerahöhe sorgt für optimale Beleuchtung, ohne Schatten oder störende Reflexionen.

Lärmquellen minimieren: Fenster schließen, andere Geräte stummschalten. Ein Headset oder externes Mikrofon verbessert Tonqualität und Verständlichkeit.

Abhängig von der Internetverbindung kann es zu Verzögerungen kommen. Teilnehmer sollten nach dem Sprechen eine kurze Pause einlegen, um Überschneidungen zu vermeiden.

Wenn diese Regeln beachtet werden, steht einer produktiven Videokonferenz nichts im Wege.

Henry Ely / Redaktion finanzen.net